Der Bürokram ist nicht nur für die Selbstständige lästig, auch bei größeren Unternehmen ist die Büroorganisation nicht immer die Beste. Damit man in seinem Büroalltag einen besseren Überblick bekommt und die Arbeit effizienter gestaltet, sollte man folgende Punkte beachten, die in diesem Beitrag zusammengefasst wurden...


Sachen in greifbarer Nähe besser organisieren: Es ist meistens so, dass man auf dem Bürotisch mehr Sachen liegen hat, als man tatsächlich braucht. Das sorgt nicht nur für Unordnung, sondern kann die Arbeit auch behindern. Damit mehr Transparenz am Arbeitsplatz herrscht, sollten diese Sachen untergebracht werden, aber so, dass sie von dem Sitzplatz am Schreibtisch bequem mit einem Handgriff erreichbar sind.

In der Schreibtischschublade gehören solche Bürohilfsmittel wie beispielsweise die Schere, Lineal, Kleber, Tesa-Film oder Tipp-Ex. Auch Briefmarken, Locher, Tacker und Büroklammern sollten in der Schublade reingetan werden. In der greifbaren Nähe sollten nur diese Gegenstände platziert werden, die man auch wirklich ständig braucht. Alles andere kann in der Schublade oder in dem Wandschrank den Platz finden.
Die Post sofort bearbeiten: Die Eingangspost darf sich nicht auf dem Schreibtisch stapeln. Bei regelmäßiger Bearbeitung der Post braucht man dafür täglich lediglich 10 bis 15 Minuten. Dafür sollte man sich folgende Tipps aneignen:

• Zeitungen und Zeitschriften sollten aus der Geschäftspost sofort herausgefischt werden und auf dem Lesestapel landen.
  
• die Briefumschläge sollten sofort geöffnet werden – und zwar alle!
  
• die Briefinhalte sollten gleich kurz studiert werden, damit man weiß, wohin die Schreiben gehören – Unwichtiges landet in dem Papierkorb, Sachen zum Bearbeiten in den Arbeitsmappen und die übrigen Nachrichten in den Ablageordnern. Für das sichere und zuverlässige Postmanagement im Büro sollten immer hochwertige Paket- und Briefaufkleber, wie die HERMA Paketaufkleber, verwendet werden. Sie sollten möglichst bei jedem Wetter gut lesbar sein und auf allen Verpackungsmaterialien haften können.

Haftnotizen und Zettel sind für den professionellen Büroalltag nicht effizient genug: Obwohl manchmal sehr praktisch, sind Haftnotizblock und Zettelbox als Organisationsmittel wenig tauglich.

Man kann sich damit ganz schnell verzetteln, und zwar im wahrsten Sinne des Wortes. Kleine Zettel sind wenig übersichtlich und können schnell verloren gehen, womit man auch wichtige Informationen verliert. Vielmehr sollte man alle Informationen, die man braucht, an einem einzigen Ort konzentrieren. Am besten ein dickes Heft kaufen und darin alles notieren, was man sonst auf den Zetteln notieren würde. Es gehören darein Ideen, Termine, Gesprächsnotizen und anstehende Aufgaben.

Das Heft sollte man immer bei sich haben, um bei Bedarf schnell nachschlagen zu können. Selbstverständlich sind dafür auch moderne digitale Organizer bestens geeignet. Man darf aber die regelmäßige Datensicherung nicht vergessen.