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Do, 21:52 Uhr
28.05.2020
Dokumente im digitalen Zeitalter:

Richtig aufbewahren

Viele kennen diese Szene aus alten Krimis: Alles, was wichtig ist, befindet sich in der kleinen, versperrbaren Holzschublade des Schreibtisches. Schlüssel für verborgene Truhen, wichtige Dokumente und geheime Briefe oder anderer Krimskrams, der nicht von Fremden gefunden werden soll... Diese Art der Aufbewahrung wird dem Schreibtisch-Besitzer in den Krimis meist zum Verhängnis recht so, denn sichere Aufbewahrung sieht anders aus...


Heutzutage sollten Sie auf moderne Sicherheitsvorkehrungen setzen, wenn Sie Ihre Dokumente, egal ob digital oder in Papierform, vor unerwünschten Augen und Fingern bewahren wollen. Worauf Sie im digitalen Zeitalter besonders achten müssen, verraten wir Ihnen in unserem Artikel.

Schutz für Dokumente in Papierformat
Für Akten, Urkunden, Geld und andere wichtige Dokumente in Papierformat gibt es spezielle Safes, die diese nicht nur von Einbrechern und Blicken fremder Personen schützen, sondern auch vor einem weiteren, nicht zu unterschätzenden Feind: Feuer!

Nicht selten kommt es in Arbeitsräumen auf Grund von Kurzschlüssen zu Bränden. Häufig fallen dann wichtige Dokumente dem Feuer zum Opfer. Die richtige Wahl des Tresors sowie der sachgemäße Gebrauch sind die wichtigsten Komponenten beim Schutz Ihrer vertraulichen Dokumente im Papierformat.

Tresor ist nicht gleich Tresor!
Alles von der Schreibtischschublade in den Tresor räumen? Ja, eigentlich eine gute Idee, wenn da nicht ein Problem wäre: Tresor ist nicht gleich Tresor! Ein Billigtresor schützt Ihre Dokumente nicht weder vor Einbrechern noch vor Feuer! Deshalb ist es wichtig, einen Tresor zu wählen, der mindestens diese Voraussetzungen erfüllt:
Der Tresor sollte die Dokumente vor Feuer schützen: Ein Qualitätstresor kann Papier bis zu 120 Minuten lang vor Feuer sichern je nach Ausführung natürlich und schützt den Inhalt auch vor Löschschaum.
Der Tresor muss, je nach Art, ausreichend Eigengewicht haben. Ansonsten kann er relativ schnell an einen anderen Ort gebracht werden, um ihn dort zu „knacken“.
Sicherheitsstufe: Je höher die Sicherheitsstufe, desto höher die Stabilität. Bei richtiger Montage mehr dazu gleich bleibt dann der Inhalt des Safes unbeschadet.
Ein starkes Schließsystem: Im digitalen Zeitalter sollten Sie auf den klassischen Safe-Schlüssel verzichten. Nutzen Sie moderne Möglichkeiten wie Codes oder Fingerprints.
Verankerung: Last but not least die richtige Montage der Möbel- und Wandtresoren muss gekonnt sein, ansonsten wird selbst der beste Tresor nicht schützen.

Richtige Montage des Qualitätstresors
Sie haben längst für Ihre Dokumente in einen Qualitätstresor investiert? Dann haben Sie bereits einiges getan, um Ihre Akten gut zu schützen. Wichtig ist nun noch die richtige Montage des Tresors. Je nach Art Möbeltresor, Wandtresor oder Bodentresor sollte der Tresor unbedingt getreu der Montagempfehlung des Herstellers aufgebaut werden. Ansonsten kann der Safe schnell abmontiert oder geöffnet werden.

Ein Bad-Practise-Beispiel: Der Möbeltresor, der mit einem Möbelstück fest verschraubt werden sollte, steht nur lose im Kasten. Er wiegt über 400 kg und der Besitzer ist der Meinung, dass ein Safe mit diesem Gewicht ohnehin nicht so leicht entwendet werden kann. Der Einbrecher nutzt einen Hochlast-Sackkarren zum Abtransportieren, während die Familie im Urlaub ist. In aller Ruhe wird er den Safe an einem sicheren Ort öffnen.

Digitale Dateien und Dokumente aufbewahren
Egal ob PDF-Dokumente, eingescannte Urkunden, Passwörter, Fotos oder Mails im digitalen Zeitalter gibt es zahlreiche Daten am PC oder auf Servern, die vor fremden Personen geschützt werden möchten. Abhängig davon, wo sich die Daten befinden, kann eine maßgeschneiderte Lösung gefunden werden.
Ihre Dokumente befinden sich auf CD-ROMs, USB-Sticks oder einer Festplatte? Diese lassen sich in herkömmlichen Qualitätstresoren verstauen. Für externe Festplatten gibt es zudem verschiedene Tools, die das Speichermedium mit einem Passwort schützen, sodass der Zugriff auf die Daten ohne Passwort gar nicht möglich ist.

Lokal abgespeicherte Dokumente schützen
Für den Fall, dass Sie nur jene Daten schützen wollen, die lokal auf dem PC abgespeichert wurden, haben Sie verschiedene Möglichkeiten.
Passwort-Schutz Ihres Benutzerkontos: Wo immer sich der Standard-Passwort-Schutz von Windows und Apple einsetzten lässt, nutzen Sie ihn! Wichtig dabei ist das regelmäßige Ändern des Passworts und eine Kombination von unterschiedlichen Buchstaben, Zeichen und Zahlen.
PDFs mit Kennwort schützen: Adobe bietet bei der Verwendung von Acrobat DC die Möglichkeit, den Zugriff auf Dokumente mit einem Passwort zu schützen.
Interne Festplatte mit einem Passwort schützen: Nicht nur externe, auch interne Festplatten lassen sich, zum Beispiel unter Windows mit dem Bordmittel „BitLocker“, problemlos verschlüsseln.

Schutz für Clouds & eigene Netzwerke
Überall und mit jedem Gerät einen Zugang zu den eigenen Dateien das ist der wesentliche Vorteil von Clouds und eigenen Netzwerke mit NAS. Leider muss aber die Kehrseite dieser Medaille betrachtet werden: Sicherheitslücken und fehlendes technischen Know-how beim Anwender können die Online-Datensicherung schnell zu einem gefährlichen Ort für Angriffe durch Dritte machen.
Für herkömmliche Anbieter von Clouds wie Dropbox, Google Drive oder Appels iCloud gilt: Die Daten werden an einen Konzern übermittelt wie sensibel diese Daten sein sollten, muss jede/r Nutzer/in für sich selbst entscheiden. Stiftung Warentest kam bei einem Test im Jahr 2019 zu dem Ergebnis, dass nur wenige Anbieter ausreichend Sicherheit gewährleisten können.
Bei privaten Netzwerken mit Netzwerkfestplatten ist es vor allem wichtig, dass ein sicheres Passwort gewählt wird, Updates regelmäßig durchgeführt werden und mit ausreichendem technischem Know-how gearbeitet wird (keine Portfreigaben, VPN-Verschlüsselung, Backups erstellen).

Wenn Sie unsere Empfehlungen beachten, dann steht dem sicheren Aufbewahren im digitalen Zeitalter nichts mehr im Weg. Abschließend noch die Faustregel: Je sensibler die Daten, desto sicherer sollte die Lagerung der Dokumente sein.
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