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Fr, 12:58 Uhr
08.02.2019
Elektronische Rechnungen

Das sollten Sie wissen

Eine elektronische Rechnung unkompliziert per E-Mail zu verschicken bietet für Firmen ein recht großes Sparpotenzial. Da die digitale Signatur abgeschafft wurde, gilt die elektronische Rechnungsstellung heute als vereinfacht - im Zuge dieser Vereinfachung ist auch das Versenden einer Rechnung per Mail möglich. Diesen Vorteil können Sie sich allerdings erst dann wirklich zunutze machen, wenn Sie alle wichtigen Details zum Thema kennen...


Sie haben die Möglichkeit, das elektronische Format ZUGFeRD zum Stellen von Rechnungen zu verwenden. Allerdings können Sie eine elektronische Rechnung auch in Form eines PDF übermitteln. In diesem Fall wird die Rechnung ganz einfach an die betreffende E-Mail angeheftet. Diese Möglichkeit hat sich inzwischen etabliert, da es sich um ein besonders simples Vorgehen handelt.

Des Weiteren können Sie die sogenannte DE-Mail für die Rechnungsstellung benutzen oder die Rechnung als Download auf Ihrer Website zur Verfügung stellen. Auch die Übertragung per Computer-Fax ist möglich. Der Austausch von Daten kann alternativ per EDI stattfinden; hierbei handelt es sich um den elektronischen Datenaustausch mithilfe strukturierter Nachrichten.

Elektronische Rechnung oder doch lieber in Papierform?
Eine Gesetzesänderung aus dem Jahr 2011 trägt einen maßgeblichen Anteil dazu bei, dass die elektronische Rechnung heute als gleichrangig wie die Rechnung auf Papier behandelt wird. Bis 2011 war es Pflicht, die elektronische Signatur zu verwenden; das ist heute nicht mehr der Fall. Was die inhaltlichen und formalen Vorgaben einer Rechnung betrifft, werden Rechnungen auf Papier und Rechnungen per E-Mail vollkommen gleich behandelt. Hier hat sich nichts geändert. Für elektronische Rechnungen gelten darüber hinaus Aufbewahrungspflichten. Das bedeutet, dass die Rechnungen erst nach einer gewissen Frist vernichtet werden dürfen. Ebenfalls für beide Arten der Rechnung gilt der folgende Grundsatz: Sowohl die Herkunft als auch die Unversehrtheit und die Lesbarkeit müssen gewährleistet werden - auch auf lange Sicht im Rahmen der erwähnten Aufbewahrungsfrist.

Empfänger muss dem Versand zustimmen
Die elektronische Rechnung wurde per Gesetz mit einer kleinen Einschränkung versehen. Der Empfänger der Rechnung muss bereits vor dem Versand per E-Mail zustimmen, dass er statt einer Papierrechnung die elektronische Version erhält. Stimmt der Empfänger nicht zu, so muss die Rechnung nach wie vor gedruckt werden. Die Zustimmung muss allerdings nicht explizit eingeholt werden. Stattdessen wird ein stilles Einvernehmen zwischen dem Ersteller und dem Empfänger der Rechnung vorausgesetzt. Verlangt der Empfänger allerdings eine Papierrechnung, müssen Sie dieser Forderung unverzüglich nachkommen.

Spezielle Anforderungen an die elektronische Rechnung
Im Prinzip gelten für die elektronische Rechnung die gleichen Anforderungen wie für die klassische Rechnung auf Papier. Laut dem sogenannten Umsatzsteuergesetz muss die Echtheit der Rechnungsherkunft gesichert und eindeutig deklariert sein. Außerdem muss der Rechnungsinhalt unversehrt und deutlich lesbar sein. Ist einer dieser Punkte nicht gewährleistet, so ist die elektronische Rechnung nicht rechtskräftig und muss erneut ausgestellt werden. Da die digitale Signatur heute nicht mehr verpflichtend ist, müssen Sie als Unternehmer festlegen, wie Sie die oben genannten drei Faktoren gewährleisten möchten. Hierzu können unter anderem Kontrollen innerhalb Ihres Betriebes durchgeführt werden. Den Gesetzgeber interessiert es in erster Linie, dass sowohl die Leistung als auch das Unternehmen eindeutig identifizierbar sind, sodass ein steuerlicher Betrug nicht so einfach möglich ist. Zudem muss der richtige Zahlungsempfänger angegeben werden.

Unter anderem gehören auf eine korrekte Rechnung das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer und das sogenannte Leistungsdatum. Außerdem dürfen natürlich die offizielle Steuernummer sowie der Name des Erstellers der Rechnung nicht fehlen. Hinsichtlich dieser Details unterscheiden sich die elektronische und die Papierrechnung nicht.
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